رضا پورخردمند، عضو هیات مدیره انجمن توسعه بهره وری و کارشناس بهره وری در یادداشتی ضمن انتقاد از عدم توجه علمی به مشکلات و چالشهای موجود، به تشریح حل مسائل با روشهای علمی پرداخته که نتیجه آن قطعا ارتقای بهره وری خواهد بود.
به گزارش پایگاه خبری بهرهورنیوز، حمید پورخردمند در یادداشتی نوشته است:
احتمالا به طور روزمره با این جملات روبرو شده ایم؛
مشکل خودمه خودم حلش می کنم
بزار یه فکری براش می کنم
رسم ما این جوری نیست. ما این جوری حلش می کنیم
مسائل شرکت ما/ کشور ما/ سازمان ما/ متفاوت است
در واقع، این روش حل مساله پدرانه، مادرانه، ترکی، فارسی، تهرانی، یزدی، اصفهانی، اسلامی، غیر اسلامی، نسل زد، نسل ایگرگ و از این قبیل، دسته بندی ها زیاد داریم. می توان گفت که هر قومیت، ملیت، زبان و فرهنگی روشهای خاص خود را برای حل مساله دارد.
اما ببینیم آیا اصول یکسان و متدی علمی برای حل مساله، فارغ از آن که در کجا زندگی می کنیم و به چه زبان یا دین و مذهبی هستیم، وجود دارد؟!
در دنیای امروز برای حل مسائل پیرامون زندگی، روش علمی وجود دارد. پایه و ستون اصلی این روش، مشارکت ذی نفعان در حل مساله است و بر 6 گام استوار است:
1- تعریف مساله (Define & Target Setting)
بسیاری از مسائلی که در زندگی روزمره با آن مواجه می شویم، در واقع مساله نیستند یا پیآمد مساله دیگری است. داشتن برداشتی یکسان و قابل فهم از مساله، در بین ذی نفعان و کسانی که با آن مساله درگیرند، شرط لازم برای حل هر مساله ای است.
بسیاری از اندیشمندان معتقدند با تعریف درست مساله، نیمی از راه حل را طی کرده ایم. برعکس، تصویری مبهم و گنگ، نمی تواند تیم حل مساله را به راهکاری درست و عملیاتی هدایت کند. برای تعریف مساله، ابتدا باید آن به زبان بیایند و بر سر واژه های به کار رفته نیز توافق حاصل شود.
سپس وضعیت موجود مساله تشریح و هدفی برای بهبود آن تعیین شود. مثلا واژه هایی مانند تربیت درست فرزندان، تعالی سازمان، پرورش انسان های مومن، زندگی بهتر که تفاسیر متعددی از آن وجود دارد، نمی تواند هدفی برای حل یک مساله باشد.
به طور روشن مثلا باید گفت که در حال حاضر، قطعی برق بخش خانگی به طور میانگین در شهر تهران، دو ساعت در روز است و هدف کاهش 50 درصدی و در مرحله اول رساندن آن به یک و در نهایت حذف کامل قطعی برق است.
2- تحلیل علل بروز مساله (Cause & Effects)
گام مهم دوم در حل مسائل، بررسی و تجزیه و تحلیل دلایل به وجود آمدن آن مساله در ظرف زمان و مکان مشخص است. در تحلیل علل، باید به طور کامل بر روی مساله متمرکز شویم و از پرداختن به موارد حاشیه ای خودداری شود. مثلا اگر مساله، ترافیک بخش معینی از شهر تهران است، باید بپذیریم که قرار نیست مساله ترافیک در کل شهر تهران حل شود.
منتقدان ممکن است استدلال کنند که اگر ترافیک بخشی از شهر تهران حل شود ممکن است اثر نامناسبی بر کل جریان ترافیک در سطح شهر داشته باشد. در این صورت باید گفت، پس تعریف مساله باید بازنگری شود. تحلیل مساله، با استفاده از آمار و ارقام به روز شده و واقعی صورت می گیرد.
اتکای به داده های موجود، ممکن است به راه حل نامناسب و دست نیافتنی بیانجامد. پس تیم حل مساله، باید به داده های متقن و راستی آزمایی شده استناد کنند. داده های واقعی که ارزش محاسباتی و تحلیل داشته باشند. ابزارهای تحلیل علمی، عبارتند از داده کاوی، مورد کاوی، بارش فکری، اجماع نظر و دلفی.
3- یافتن راهکارهای ممکن (Alternatives)
ممکن است یک مساله راه حل های متعددی داشته باشد. برخی از این راه حل ها هزینه بردارند، بعضی اجرای آنها پیچیده است، بعضی اثر کوتاه مدت دارند و در بلند مدت بی اثرند، برخی بر حل مساله خیلی اثر دارند و برخی کم تر. بنابر این، تیم حل مساله، باید چندین راه حل را با استدلال های معین پیدا کند تا امکان مقایسه و انتخاب فراهم شود.
نخستین راه حل، لزوما بهترین راه حل نیست. از جمله ابزارهای تحلیل علل، می توان به روش های تحلیل روند، رگرسیون خطی و غیر خطی، بارش فکری، استناد به سوابق و تجارب اعضاء و مطالعه گزارش های تحلیلی، به شرط روزآمد بودن و داده های ارزشمند اشاره کرد.
4- انتخاب بهترین راه حل
انتظار می رود که تیم حل مساله، دست کم، سه راه حل برای مساله مورد نظر به دست آورند. از این میان، یک راه حل، بهینه محسوب می شود که بستگی به انتظار ذی نفعان آن دارد. یعنی راه حلی که برای یک جامعه مناسب است، ممکن است در جامعه دیگری گران محسوب و یا ناکارآمد ارزیابی شود.
برای انتخاب بهترین راه حل از معیارهای ارزیابی استفاه می شود. به طور نمونه معیارهایی مانند هزینه؛ زمان؛ کیفیت و اثربخشی، پیچیدگی اجرایی، مشکلات قانونی و ملاحظات امنیتی و غیره. معیارهای کیفی انتخابی با استفاده از طیف لیکرت امتیاز بندی می شود. طیف لیکرت اطلاق از 1 تا 5 (بدترین تا بهترین) به هر معیار است و در نهایت، حاصل جمع امتیازات به عنوان امتیاز آن راه حل تعیین و میانگین امتیازات اعضای تیم، مشخص کننده اولویت راهکارهای انتخابی است.
5- برنامه ریزی عملیاتی (Action Planning)
هر راه حل انتخابی، ولو بهترین راه حل، بدون برنامه اجرایی، به احتمال زیاد شکست می خورد و اصولا به اجرا در نمی آید. در برنامه اجرایی باید دست کم، مدیر پروژه و ارکان آن تعیین، زمان بندی اجرایی مشخص و هزینه اجرا نیز برآورده شود. منطق برنامه ریزی عملیاتی، بر اصول بهبود مستمر دمینگ استوار است.
6- اجرا و ارزیابی (Evaluation)
هر برنامه دقیق و بی نقصی، تنها زمانی ارزشمند است که به اجرا درآید. در گام آخر، باید برنامه مو به مو و بدون تاخیر، اجرا و نکاتی که در اجرا به آن برخواهیم خورد، برای اصلاح در گام های بعدی یا در برنامه های آینده، ثبت شوند.
ژاپنی ها جمله معروفی دارند که انسان ممکن است اشتباه کند، اما اگر اشتباهی را دو بار مثل هم مرتکب شود، دچار حماقت شده است.
اکنون صادقانه از خودمان بپرسیم چه در مسائل روزمره و چه مسائل سازمانی، تا چه حد گام های حل علمی مساله را رعایت می کنیم.
مطالب مرتبط:
نظامنامه ملی بهرهوری زیر ذرهبین
تسهیم دستاوردهای حاصل از ارتقای بهرهوری
از برنامه «الگور» تا «پروژه منهتن»؛ دولت کارآمد با هزینه کمتر، سالها در دستور کاخ سفید است